Aprenda a comunicar resultados

Em um ambiente empresarial ou organizacional é muito comum realizarmos diferentes tipos de estudos ou análises, e apresentarmos o resultado à toda a equipe ou ao nosso chefe. Muitas vezes o trabalho não é levado adiante, não por falta de qualidade, mas porque a conclusão não foi comunicada efetivamente.

Este texto busca fornecer seis dicas para te ajudar a passar uma mensagem clara e objetiva durante o processo de conclusão e apresentação dos resultados de sua análise. Quando a comunicação do resultado não está fácil de ser entendida na sua cabeça, significa que o trabalho de análise não está sólido o suficiente.

#1 Invista em simplicidade

Por mais complexo ou subjetivo que seja o seu trabalho, é sempre possível explicar de forma simples. Se escolher sofisticar sua comunicação, com uma linguagem mais robusta, expressões e termos técnicos, certifique-se que isso, de fato, contribuirá para o entendimento da mensagem. Na dúvida, prefira a simplicidade à sofisticação.

“If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough” - Albert Einstein

#2 Sintetize o seu trabalho

A construção da análise é o inverso da comunicação dos resultados. Na primeira parte você “abre” o problema, já na segunda parte você “fecha” o problema. Esse processo exige tempo e esforço mental para reduzir dias ou até meses de trabalho, em pouco tempo de apresentação. Esse pensamento é representado na frase atribuída a Pascal: “Escrevi esta carta mais longa, pois não tive tempo de fazê-la curta”.

É muito comum durante a apresentação de resultados a reflexão de todo o esforço e dificuldades do trabalho, na tentativa de valorizar tudo que foi construído e todos os desafios superados. Mas não se esqueça: performance é medida por resultado, e não por esforço.

Esse tipo de erro acaba valorizando o problema ao invés da solução, além de criar uma situação em que se demora até chegar a uma mensagem interessante.

#3 Deixe sua apresentação expansível e redutível

É muito comum você se preparar para uma apresentação de resultados para seu chefe, e ele chega e diz: eu sei que deixamos marcado a reunião com 1 hora de duração, mas tenho um compromisso e preciso sair em 40 minutos. Essa é uma situação em que não se deve falar mais rápido, mas saber selecionar os pontos principais a serem passados.

O contrário também pode acontecer. As pessoas podem querer maiores detalhes do trabalho, e você precisa aprofundar o raciocínio utilizado. Nesse caso é interessante deixar pronto os “slides de backup” para responder possíveis perguntas de esclarecimento ou detalhamento.

Outro caso bastante comum é o chamado “Elevator Pitch”. Imagina que você encontre no elevador o seu chefe ou alguém que não esteve na sua apresentação de resultados, e tem apenas o tempo do elevador para comunicar o resultado final. Esteja preparado para essa situação.

#4 Atenção com os números

É muito provável que de dentro da sua apresentação de resultado aparecerão números, percentuais, lucro, prejuízo, etc. Revise várias vezes esses valores antes de apresentar. Se o público perceber alguma inconsistência nos números apresentados, mesmo que seja um pequeno erro de digitação, isso diminuirá bastante a credibilidade de todo o seu trabalho.

#5 Mostre o resultado no começo

É importante começar passando a mensagem principal do seu trabalho, e depois mostrar como chegou no resultado final.

Essa prática ajuda a atrair a atenção das pessoas na sala logo no início, despertando a curiosidade dos ouvintes em entender seu raciocínio. Outra vantagem de começar mostrando a mensagem principal do seu trabalho é que você não corre o risco de não conseguir transmiti-la, caso a reunião seja interrompida por algum motivo – algo muito comum de se acontecer.

#6 Conte uma história

É mais fácil compreender uma ideia quando ela está inserida em um contexto, quando existe uma relação entre as informações, quando existem personagens e a apresentação conduz todos a uma conclusão ou aprendizado. Uma sugestão de conteúdo para passar sua ideia com mais criatividade e interatividade pode ser encontrada nesse vídeo “O menino que só tinha uma chance” de Joni Galvão. Esse vídeo traz dicas para apresentações em geral, mas que dependendo da situação podem ser usadas para comunicação de resultados.

Outra dica é mostrar o resultado em um formato de “jornal”. Imagine que exista um jornal da sua organização e na manchete da notícia você anunciará o resultado do seu trabalho de uma maneira que chame a atenção do leitor. No corpo do material deve ser inserido o detalhamento do trabalho, ressalvas, críticas e o final deve remeter novamente à mensagem principal.

Essas dicas certamente te ajudarão a informar o que você realmente deseja: mostrar o que concluiu na sua análise, de uma forma clara e eficiente.